5 Gründe, warum die digitale Erfassung von Lieferscheinen Zeit & Kosten spart

1: Einmalige digitale Erfassung statt manueller Arbeit

Die digitale Übermittlung der Lieferscheindaten von externen Lieferanten direkt ins SORBA-System eliminiert die Notwendigkeit manueller Dateneingaben. Lieferanten wie Deponien oder Lagerplätze können ihre Lieferscheine digital einreichen, und alle relevanten Informationen werden nahtlos in das System integriert.

• Vorteil: Durch die Automatisierung der Dateneingabe entfällt die manuelle Erfassung, was den Personalaufwand deutlich reduziert und die Effizienz steigert.

Ein Rapport auf dem Papier wird von zwei Tablets in digitaler Form abgelöst.

2: Reduzierung von Erfassungsfehlern

Manuelle Dateneingaben bergen immer das Risiko von Tippfehlern und falschen Übertragungen. Die digitale Erfassung sorgt dafür, dass die Daten direkt und fehlerfrei ins System einfliessen, was die Qualität der Daten deutlich verbessert.

• Vorteil: Fehlerquellen werden minimiert, und es entsteht weniger Nacharbeit durch Korrekturen von Übertragungsfehlern.

3: Zeitersparnis bei der Kontrolle und Weiterverarbeitung

Mit SORBA können die digitalen Lieferscheine nach Lieferanten, Baustellen oder Bauetappen gefiltert und kontrolliert werden. Der Bauführer hat somit eine übersichtliche und schnelle Möglichkeit, alle Lieferungen zu prüfen. Nach der Prüfung werden die Daten automatisch in die Kreditorenbuchhaltung übertragen, was den Zahlungsprozess beschleunigt.

• Vorteil: Die Zeit, die normalerweise für manuelle Kontrollen und Übertragungen aufgewendet wird, wird drastisch reduziert, wodurch der gesamte Prozess effizienter wird.

4: Automatische Übernahme ins Ausmass

Nach der Prüfung werden die erfassten Lieferscheindaten, einschliesslich der PDF-Dateien, automatisch in das Ausmass übernommen. Dies sorgt für eine genaue Mengenerfassung ohne zusätzlichen Aufwand, da alle relevanten Informationen direkt verfügbar sind.

• Vorteil: Die automatische Datenübernahme spart Zeit und stellt sicher, dass keine manuellen Fehler bei der Mengenerfassung gemacht werden.

5: Effizientere Nutzung von Personalressourcen

Da der manuelle Aufwand für die Verwaltung und Eingabe von Lieferscheindaten entfällt, können die Mitarbeiter ihre Zeit sinnvoller nutzen und sich auf produktivere Aufgaben konzentrieren. Die Automatisierung ermöglicht eine bessere Auslastung des Personals, was zu einer optimierten Effizienz im Unternehmen führt.

• Vorteil: Weniger administrativer Aufwand für das Personal bedeutet, dass die Mitarbeiter ihre Fähigkeiten in anderen wichtigen Bereichen einsetzen können.

Wie SORBA die digitale Erfassung von Lieferscheinen erleichtert

SORBA bietet eine umfassende Lösung, die Bauunternehmen bei der Digitalisierung ihrer Abläufe unterstützt, einschliesslich der Erfassung von Lieferscheinen. Mit dieser Gesamtlösung können Bauunternehmen ihre Prozesse, wie Ressourcenplanung und Projektmanagement, effizienter gestalten und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Lieferscheinen erfüllen.

Der digitale Tagesrapport ermöglicht die direkte Übertragung der Lieferscheine ins System, wodurch papierbasierte Archivierung entfällt.

Mit der Visumskontrolle stellt SORBA sicher, dass Lieferscheine und Rechnungen vor ihrer Archivierung geprüft und bestätigt werden, um die Richtigkeit der Daten zu gewährleisten. Ebenso bietet das Dokumentenmanagement-System (DMS) eine effiziente Möglichkeit zur strukturierten und sicheren Archivierung von Lieferscheinen und weiteren relevanten Unterlagen.

Die zentrale Lieferscheinkontrolle in SORBA sorgt dafür, dass alle digitalen Lieferscheine an einem Ort gespeichert, einfach gefiltert und überprüft werden können.

Mehr Effizienz und weniger Kosten durch digitale Lieferscheine

Die digitale Erfassung von Lieferscheinen bietet Bauunternehmen zahlreiche Vorteile. Sie reduziert Fehler, spart wertvolle Zeit und senkt den Personalaufwand, indem Prozesse automatisiert werden. Durch die nahtlose Integration in Buchhaltung und Ausmass werden die Abläufe noch weiter optimiert. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung, um Ihre Lieferscheinerfassung effizienter und kostengünstiger zu gestalten.

Interessieren Sie sich für die Vorteile der digitalen Lieferscheinerfassung? Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung und erfahren Sie, wie Sie Ihre Baustellenprozesse weiter optimieren können!