Archivieren wie ein Profi: So gewährleisten Unternehmen im Bau eine revisionssichere Dokumentation

In diesem Blogbeitrag werden wir uns näher mit den Anforderungen an revisionssichere Archive beschäftigen und erläutern, wie Unternehmen sicherstellen können, dass ihre Archive den aktuellen Standards entsprechen.

Die Menge an Dokumenten, die Unternehmen im Bau digital verwalten, wird immer grösser: Arbeitsverträge, E-Mails, Buchungsbelege, Lieferscheine, Angebote, Korrespondenz und viele weitere Belege. Viele dieser Dokumente sind für die Steuerbehörde relevant, da sie Geschäftsvorgänge und -abschlüsse beinhalten und nachvollziehbar machen. Deshalb ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, diese Daten und Dokumente revisionssicher zu archivieren.

Was bedeutet revisionssicheres Archivieren?

Revisionssichere Archivierung, auch rechtssichere Archivierung, bedeutet, dass Unternehmen ihre digitalen Steuerunterlagen lückenlos, unveränderlich und jederzeit lesbar in einem digitalen Archiv ablegen müssen – und das für die jeweils vorgeschrieben Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren. In der Praxis verlangt die Revisionssicherheit, dass die zuständige Steuerbehörde auch ohne Ankündigung vor Ort im Unternehmen alle relevanten Dokumente wie Belege unverfälscht, unverzüglich und lückenlos lesen und auswerten können müssen. Im digitalen Archiv bleiben die Daten nachweislich unverändert und gelten auch Jahre später noch als authentisch und vertrauenswürdig.

GeBüV regelt die elektronische Archivierung von Dokumenten

In der Schweiz regelt die GeBüV die elektronische Archivierung steuerrelevanter Dokumente. Die GeBüV steht für "Verordnung über die elektronische Datenbearbeitung in der Bundesverwaltung". Sie ist das Pendant zu den deutschen GoBD und regelt die elektronische Datenverarbeitung in der Schweizer Bundesverwaltung. Die GeBüV legt unter anderem Anforderungen an die revisionssichere Archivierung von elektronischen Dokumenten, On-Premises und in der Cloud fest. Dazu gehört, dass elektronische Dokumente, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, in einem elektronischen Archiv gespeichert werden, um die Integrität, Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Rechtlicher Rahmen für ein digitales Archiv in der Schweiz

Es gibt verschiedene Gesetze und Vorschriften, die für die revisionssichere Archivierung von digitalen Dokumenten relevant sind. So muss die rechtssichere Archivierung unter anderem dem Schweizerischen Obligationenrecht (OR) und der Steuergesetzgebung entsprechen. Darüber hinaus gelten das Datenschutzgesetz (DSG) und das Zivilgesetzbuch (ZGB). Einige der wichtigsten Rahmenbedingungen für die digitale Datenhaltung wie auch die Revisionssicherheit sind:

Verfahrensdokumentation für Revisionssicherheit verpflichtend

Unternehmen müssen steuerrelevante Unterlagen laut Art. 126 Abs. 3 in der Regel für zehn Jahre aufbewahren. Eine digitale Aufbewahrung ist aber nur dann erlaubt, wenn digitale Kopien den physischen Originalen inhaltlich und qualitativ gleichwertig sind. Auf den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht trifft dies nicht zu. Sie sind als Originale aufzubewahren. Hinzu kommt, dass Dokumente durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen (TOM) abgesichert werden müssen. Diese sind zudem in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten, damit jeder, der die IT nicht kennt, weiss, wie die Prozesse, Systeme und Softwares funktionieren. Denn die Daten müssen jederzeit für Prüfer hürdenlos lesbar sein.

Schutz personenbezogener Daten in Archiv-Software

Bei all den technischen Massnahmen geht es darum, die Integrität, Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Daten zu gewährleisten. Es empfiehlt sich, eine schriftliche Archivierungsstrategie zu erarbeiten, um den vielfältigen rechtlichen Anforderungen zu entsprechen und jegliche Risiken zu minimieren. So sorgen Sie für eine angemessene Sicherheit Ihrer Prozesse im Zuge der Digitalisierung. Dazu gehört auch der Schutz personenbezogener Daten. Dieser sieht laut DSG vor, dass diese identifizierbaren Daten bei der Archivierung vor unbefugtem Zugriff und Verlust geschützt werden müssen.

Digitale Archivierung in der Baubranche

Die digitale Archivierung in der Schweizer Baubranche weist einige Besonderheiten auf, weil es oft um komplexe Bauprojekte und lange Zeiträume geht. Derartige Projekte gehen häufig mit grossen Mengen an Dokumenten, Plänen und Zeichnungen einher. Eine grobe Übersicht über die Besonderheiten, die bei der digitalen Archivierung zu berücksichtigen sind, sorgt für Klarheit:

1. Strukturierte Erfassung von Metadaten

Dokumente, Pläne und Zeichnungen müssen mit ausreichend Metadaten versehen werden. Dazu können etwa Angaben wie die Projektnummer, der Projektname, das Datum, die Dateinummer, ein Dateititel und der Erstellername gehören. Nur so findet man die gesuchten Unterlagen später leicht wieder und kann sie zuordnen. Hierbei ist es wichtig, dass die Metadaten einheitlich und strukturiert erfasst werden, was eine Schulung der Mitarbeiter voraussetzt.

2. Einhaltung von Standards

Standards in der Ordnung der Dokumente sind notwendig, weil an komplexen Projekten viele Akteure beteiligt sind. Die Einigung auf einheitliche Standards, zum Beispiel hinsichtlich Dateinamenskonventionen, Metadaten-Standards, Ordnerstrukturen, Dateiformaten und Sicherheitsstandards, ist grundlegend, damit die Archivierung und der Austausch von Dokumenten und Plänen reibungslos verlaufen. Eine Software hilft bei der Standardisierung. In mySORBA beispielsweise kann man alle Projektdaten im zugehörigen Projektordner ablegen, sodass sie alle standardisiert an einem Ort liegen.

3. Langfristige Archivierung auf passenden Medien

Die Archivierung von Dokumenten und Plänen in der Baubranche muss langfristig erfolgen, da diese oft über viele Jahre hinweg relevant bleiben. Hierbei ist es wichtig, dass die Archivierung auf langlebigen Medien erfolgt und die Daten regelmässig auf neue Technologien migriert werden, um sicherzustellen, dass die Daten auch in Zukunft noch zugänglich sind.

4. Datenschutz und Datensicherheit

In der Baubranche gibt es oft sensible Daten, wie Pläne und Zeichnungen von Gebäuden und Infrastrukturen. Hierbei ist es wichtig, dass die Daten sowohl während der Archivierung als auch bei der Übertragung und dem Austausch der Daten geschützt werden. Hierfür werden oft spezielle Sicherheitsmassnahmen getroffen.

5. Langfristiger Zugriff auf BIM-Daten

Building Information Modeling (BIM) ist in der Baubranche mittlerweile weitverbreitet. Hierbei handelt es sich um eine Methode zur Erstellung und Verwaltung von digitalen Gebäudemodellen. Es ist wichtig, dass die Archivierung von BIM-Modellen und -Dokumenten in die allgemeine Archivierung integriert wird, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen langfristig zugänglich sind.

Revisionssicherheit durch DMS von SORBA

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) mit digitalem Archiv ist eine gute Möglichkeit, digitale Dokumente in der Buchhaltung rechtssicher On-Premises (lokal) oder in der Cloud zu verwalten und zu archivieren. Das DMS von SORBA ist in der Gesamtlösung enthalten und bildet den Grundstein für eine softwareübergreifende Dokumentverwaltung. Die Software erfüllt die gesetzlichen Voraussetzungen für eine konforme Archivierung in der Schweiz und bietet eine hohe Sicherheit.

Software per Outsourcing in die Cloud auslagern

Die höchste Sicherheitsstufe erreicht das hauseigene DMS, wenn Sie Ihre IT-Infrastruktur mittels Outsourcing durch SORBA auf einen Server in die Cloud auslagern. Die Vorteile dieser Variante liegen auf der Hand. Profitieren Sie von höchster Datensicherheit, fest kalkulierbaren IT-Kosten, mobilem Arbeiten im Homeoffice oder auf der Baustelle, redundanten Sicherungen der Daten (mehrmals täglich) und höchsten Sicherheitsstandards nach Tier IV (Stromversorgung, Zutritt, Klima).

Erfahrener Digitalisierer hilft bei DMS-Revisionssicherheit

Wer seine Buchhaltung digitalisieren möchte, kommt um eine revisionssichere Archivierung seiner steuerrelevanten Unternehmensdokumente nicht herum. Ein erfahrener Softwarehersteller und Dienstleister, der sich mit der Revisionssicherheit im DMS auskennt, empfiehlt es sich bei Digitalisierungsplänen mit ins Boot zu holen. Durch seinen Erfahrungsschatz kennt er wertvolle Tipps und Tricks, die beim Aufbau eines digitalen Archivs und der Einhaltung von geltenden Richtlinien von grosser Bedeutung sein kann.

Wenn Sie Unterstützung bei der Verwaltung Ihrer Dokumente benötigen und auf eine rechtskonforme Archivierung setzen möchten, stehen Ihnen die Experten von SORBA gerne zur Verfügung. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

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