ERP Vertrag

Idealerweise regelt der ERP Vertrag die gegenseitigen Bedingungen fair, verständlich und nachhaltig. Selbstverständlich bringt eine ERP Anbieterin einen grossen Wissensvorsprung in Bezug auf ERP Verträge gegenüber der Kundin mit. Jedes ERP Projekt bietet die Gelegenheit (weiter) zu lernen und auch die entsprechenden Erkenntnisse in den ERP Verträgen abzubilden. Die Chance zu regelmässigen Erkenntnissen ergeben sich jedoch nur auf der Seite der ERP Anbieterin. Soll ich als Kundin somit einfach die Vorgaben zum ERP Vertrag akzeptieren oder bestehen andere Möglichkeiten? Dieser Frage gehen wir in diesem Blog gemeinsam auf die Spur.

ERP Vertrag

Zuerst möchte ich etwas Ordnung in die möglichen ERP Verträge bringen. Als Überblick möchte ich dazu eine Auswahl an möglichen ERP Vertragswerken erwähnen:

• ERP Rahmenvertrag
• ERP Werkvertrag
• ERP Dienstleistungsvertrag
• ERP Lizenzvertrag
• Vertrag für die ERP Wartung und Pflege
• Vertrag für ERP as a Service
• AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen)

Nutzung von AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen)

Starten wir mit den AGB. ERP Anbieter bringen meistens Ihre eigenen AGB mit und würden diese auch gerne im ERP Projekt anwenden. Bei grösseren Unternehmen sieht dies fast identisch aus, es bestehen allgemeine Einkaufsbedingungen für bspw. IT Leistungen. Grundsätzlich kann schon gesagt werden, dass die Partei, welche "ihre" AGB durchsetzt, sich eine bessere Ausgangslage und mehrere Handlungsoptionen sichert. Je nach Umfang des ERP Projekts, des Auftragswerts, des Vertrauens (natürlich auch des bereits gemeinsam erarbeiten) und des absehbaren Risikos können die AGB der anderen Partei natürlich akzeptiert werden. Oder es beginnt eine Zeit der gemeinsamen Verhandlung. Der bestehende Handlungsspielraum wird auch durch den Markt, respektive den Projektvorleistungen wie der Evaluation oder Beschaffung bestimmt. Öffentliche Stellen beschaffen ERP Leistungen in der Regel auf der Grundlage eines Eignungskriteriums, welches die Akzeptanz der AGB durch die ERP Anbieterin voraussetzt. Gleich Beispiele finden sich in der Privatwirtschaft, einfach in umgekehrten Rollen. Hier bestimmt die ERP Anbieterin die AGB und setzt deren Akzeptanz durch die Kundin voraus. Beide "Extreme" sind in der Praxis oft anzutreffen. Im Artikel 8 des Bundesgesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) ist erwähnt, dass AGB in Treu und Glauben kein erhebliches oder ungerechtfertigtes Missverhältnis zwischen den Parteien entstehen lassen dürfen. Natürlich haben die beiden vorangehenden Beispiele (AGB als Eignungskriterium bei öffentlichen Beschaffungen und AGB als Voraussetzung für eine Zusammenarbeit mit der ERP Anbieterin) ihre guten Gründe. Stellen Sie sich den Aufwand vor, wenn die eine oder andere Partei, welche viele Beschaffungen durchführt oder viele ERP Projekte realisiert, jedes Mal die AGB neu aufsetzen müsste.

Individuelle ERP Verträge

Um diesen Aufwand zu minimieren, gilt es heute in der ERP Branche als üblich, dass man sich gemeinsam auf eine AGB einigt. Mit darauf aufsetzenden, individuellen Verträgen können die Parteien die Möglichkeiten für die projektspezifischen Anforderungen gemeinsam regeln und festlegen. Auch hier bestehen wieder mehrere Formen und Möglichkeiten. So können für das vorliegende ERP Projekt Verträge neu aufgesetzt oder aufs etablierten Standardverträgen aufgebaut werden. Solche Standardverträge werden beispielsweise unter https://www.swico.ch/de/wissen/produkte-vertrage/it-modellvertrage/ oder https://sik.swiss/service/dokumentation/#vertragsvorlagen2020 teilweise kostenpflichtig angeboten. Faire und nachhaltige Vertragswerke werden jedoch auch von vertragsrechtlich erfahrenen und unabhängigen ERP Beratungsunternehmen wie bspw. www.acreo.ch dem ERP Projekt zur Verfügung gestellt.

Grundsätzlich gilt, dass sich beide Parteien dem Aufwand, der Bedeutung und des ERP Projektrisikos bewusst sein sollten und die Vertragsgestaltung darauf ausgerichtet werden sollte.

ERP Werkvertrag

Dieser regelt die erfolgreiche Erbringung eines ERP Gesamtsystems im Rahmen eines Projekts. Dabei sind mindestens die Vertragsbestandteile, die Mitwirkungen, die Termine, die Vergütungen und einige weitere, vertragsrechtliche Inhalte abzustimmen und zu regeln. Ganz wichtig ist, dass die Abnahmebestimmungen detailliert und klar definiert werden. Auch dazu bestehen wiederum minimale Anforderungen wie beispielsweise Termine für die Tests, das Abnahmeverfahren, die Abnahmekriterien und der Umgang mit festgestellten Mängeln.

ERP Dienstleistungsvertrag

Im Gegensatz zum ERP Werkvertrag regelt der ERP Dienstleistungsvertrag "nur" die sorgfältige Erbringung von Dienstleistungen.

Weitere ERP Verträge

Die weiteren Vertragswerke wie ERP Lizenzvertrag; Vertrag für die ERP Wartung und Pflege; Vertrag für ERP as a Service sind schon beinahe durch ihren Titel beschrieben. Der Rahmenvertrag kommt zum Zuge, wenn bspw. verschiedene, individuelle Verträge in einem ERP Projekt angewendet werden sollen. In diesem Falle kann der ERP Rahmenvertrag die verschiedenen Verträge verbinden, in Rangfolge setzen und den Umgang mit allfälligen Widersprüchen festlegen.

Wie sollen wir vorgehen?

In der vorangehenden Abbildung sind drei Szenarien eingezeichnet. Ich könnte mir folgende Kritierien zur Auswahl der Szenarien vorstellen:

1. (S1) überschaubare Risiken, kurzer Projektzeitraum, klare Zielsetzungen, hohes gegenseitiges Vertrauen, positive Referenzen, ein "gutes" Bauchgefühl, unkomplizierte Zusammenarbeit im bisherigen Projekt- / Beschaffungsverlauf, verschiedenen definierte Prüfpunkte / Meilensteine, einfache und kostengünstige Ausstiegsklauseln, keine Verflechtungen mit weiteren vertraglichen Verpflichtungen (bspw. ist Vorsicht angesagt, wenn Sie bereits eine Lizenzvereinbarung mit Kostenfolgen eingehen müssen)
2. (S2) Einigung auf bereits bestehende AGB und im Grundsatz auf die Vertragsart (bspw. ERP Werkvertrag), gemensame Verhandlung zu den für die Parteien wichtigen Anforderungen / Bedingungen auf der Grundlage einer Vorlage, durch neutrale Stelle (bspw. unabhängige ERP Beratungsprofis wie der acreo consutling ag) erstellte und mit beiden Parteien abgestimmte Inhalte
3. (S3) umfangreiche ERP Projekte, eher von langer Projektdauer (grösser 9 bis 12 Monate), mittlerer bis hohe Projektrisiken, hohe finanzielle Investitionen, innovative und neuartige Projektinhalte, viele Drittsysteme, Subunternehmer, mehrere Standorte, allgemein von hoher Komplexität