Innovativer Gebäudetechniker setzt auf Abacus

Unserer Abacus-Spezialisten haben einen auf die Bedürfnisse der Zürcher Haustechnikfirma A. Baltensperger AG abgestimmten Mandanten konzipiert. A. Baltensperger sagt dazu: «Besser heisst schneller, sicherer und individueller»

Umbauten und Sanierungen sind die Spezialität der auf Gebäude- und Haustechnik ausgerichteten Firma A. Baltensperger. Der im Zürcher Quartier Oberstrasse domizilierte Betrieb wird von Albert Baltensperger in zweiter Generation geleitet. Derzeit ist er daran, sein Familienunternehmen auf zukünftige Herausforderungen auszurichten. Laut dem Leitbild des Unternehmens ist es gewillt, im Wirtschaftsraum Zürich eine führende Stellung in der Planung und Ausführung von Haustechnikanlagen einzunehmen. Um zukunftsorientierte Projekte erfolgreich auszuführen, ist der Einsatz neuester Technologien unerlässlich. Das hat Baltensperger bereits früh erkannt. Für die Administration hat er bereits 1983 auf die damals innovative Baulösung von Plancal zur Bearbeitung von Offerten, Aufträgen und Service-Diensten gesetzt. Für die Lohn- und die Finanzbuchhaltung kamen Sage und für die Mitarbeiterdisposition das Planungswerkzeug Vendoc zum Zug. Da diese Lösungen aber keine nahtlose Durchgängigkeit boten, gerieten sie technisch ins Hintertreffen. So erforderte etwa Plancal die mehrfache Dateneingabe, was die Abwicklungsprozesse bei der A. Baltensperger komplizierte und die Fehlerquote erhöhte, etwa dann, wenn Daten, die bereits von Service-Technikern von Hand in ihre Rapportformulare eingetragen wurden, nachträglich zur Verbuchung erneut händisch in die Finanzapplikationen eingegeben werden mussten. Die unstrukturierte Arbeitsweise tat noch ihr Übriges, so dass die Daten nicht von der Qualität waren, wie man es von einem modernen, integrierten System erwarten darf. Abhilfe in Form einer SoftwareModernisierung wurde von Plancal zwar immer wieder angekündigt, aber nie realisiert, weshalb bei Baltensperger schliesslich der Glaube schwand, eine zeitgemässe Lösung zu bekommen. Als auch noch sein langjähriger Plancal-Betreuer zu der auf AbaBau spezialisierten Firma Abacus Business Solutions wechselte, standen die Zeichen endgültig auf Veränderung. So liess sich Baltensperger an der Swissbau 2016 in Basel die Software-Gesamtlösung AbaBau zeigen. Er erkannte, dass die Durchgängigkeit der Daten in einem integrierten Gesamtsystem wertvoll für sein Geschäft und somit für die Zukunft unverzichtbar werden könnte.

STANDARD-MANDANT FÜR SANITÄR UND BETRIEBSTECHNIK

Gefragt war eine standardisierte Gesamtlösung für Sanitär und Gebäudetechnik, die webbasiert und durchgängig ist sowie eine ortsunabhängige, mobile Nutzung unterstützt und dadurch Prozesse automatisiert. Die Plancal- und Sage-Daten sollten über Schnittstellen direkt ins neue System migriert werden. Zudem sollte sich die Software inhouse auf einem Server betreiben lassen und von allen drei Firmenstandorten aus nutzbar sein. In der Ausmarchung mit der deutschen BRZ Wibeag machten AbaBau und die Abacus Business Solutions als Systemintegratorin das Rennen, da alle gewünschten Funktionalitäten vorhanden sind und optimal miteinander zusammenspielen. Ausserdem wollte Baltensperger einen auf seine spezifischen Anforderungen adaptierten Standard-Mandanten. Den bekam er von den Abacus-Entwicklern auf seine Bedürfnisse massgeschneidert. Die Einführung der Gesamtlösung erfolgte im Frühling 2017. Das beanspruchte anderthalb Monate, ohne dass die betrieblichen Abläufe an die Software angepasst werden mussten. Aus Plancal konnten sämtliche Objekte und Adressen in AbaBau übernommen werden, die Offerten und Rechnungen als PDF.

BESSER HEISST SCHNELLER, SICHERER UND INDIVIDUELLER

Da AbaBau keine vorgängige Batchverarbeitung kennt, sind die Auswertungen jederzeit und schnell verfügbar. Auch sind nun Offerten, Bauaufträge, Rechnungen und Service-Objekte übersichtlich dargestellt, was wesentlich zur gesteigerten Benutzerfreundlichkeit und Effizienz beiträgt. Zudem gibt es eine Volltextsuche für Adressen und Objekte. Die A. Baltensperger schätzt es, dass alle Dokumente, die für ein Objekt jemals erstellt wurden, auf dem Objekt selber gespeichert sind. Das garantiert, dass eine Originalrechnung direkt angezeigt werden kann. Bei der Erstellung von Rechnungen ist von Vorteil, dass AbaBau einen integrierten Leistungsnachweis für jede verrechnete Position aufweist. Dank den Vorlagen von Offertstrukturen für die verschiedenen Geschäftsbereiche ist das Erstellen von Offerten heute viel leichter, was auch für Wartungsabonnements gilt. Die gesamte Administration ist heute bequemer in der Handhabung, zumal sich Offerten mit eigenen Briefköpfen, Logos und Unterschriften problemlos individualisieren und direkt aus der Software verschicken lassen. Wichtig für die A. Baltensperger ist zudem, dass die Nachkalkulation jederzeit direkt auf dem Objekt abrufbar ist. Dies auch, weil alles automatisch generiert wird, die Daten in Echtzeit vorhanden und die Originalbelege hinterlegt sind.

VON DER MOBILITÄT PROFITIEREN ALLE

Dank der Mobilität des Abacus-ERP ist der Arbeitsprozess der Vorgesetzten, Monteure und ServiceTechniker flexibler geworden. Damit sind Baltensperger und seine Projektleiter in der Lage, Kreditorenrechnungen ortsunabhängig zu visieren. Auch Monteure können dank der Webfähigkeit von Abacus von zu Hause aus ihre Stundenerfassung im Rapportierungsprogramm vornehmen. Desgleichen haben die Servicetechniker eine Arbeitserleichterung erfahren: Nicht nur ihre Aufträge lassen sich auf dem iPad mit der App AbaSmart aufbereiten, sondern auch die Service-Historie, was das Mitnehmen von Ordnern mit Gerätebeschreibungen überflüssig macht. Ist eine Arbeit beendet, kann dies im Service-Rapport in AbaSmart erfasst und via Internet in das ServiceManagement von Abacus übermittelt werden.

FAZIT

Albert Baltensperger ist überzeugt, dass AbaBau und somit auch sein Betrieb eine grosse Zukunft vor sich haben. Viele seiner Inputs zur Optimierung und Verbesserung haben dafür gesorgt, dass den Gebäudetechnikern heute mit AbaBau ein optimales Arbeitsinstrument zur Verfügung steht. Mit dem Einsatz von AbaBau sei seine Firma dank den Effizienzsteigerungen erfolgreicher geworden und es habe sich in Sachen Business-Software ein „Rundumwohlfühlklima“ eingestellt.
 


ÜBER A. BALTENSPERGER AG

Das Zürcher Familienunternehmen wurde 1951 als Sanitär- und Spenglereibetrieb gegründet. Es wird heute in zweiter Generation geführt, wobei die dritte bereits im Betrieb engagiert ist. Mit seinen mehr als 100 Mitarbeitenden, darunter 20 Lehrlingen und 10 Service-Technikern, offeriert der Betrieb Dienstleistungen in den Bereichen Sanitär, Heizung und Lüftung sowie Solaranlagen inklusive Notfallreparatur und Service sowie einer Beratungsstelle für energetische Bauoptimierungen.