Key Facts bei der ERP-Einführung

Key Fact 1: Gute Planung ist die halbe Miete

Beim Einstieg in ein ERP-Projekt ist besonders das Projektmanagement gefordert – sowohl auf Kunden- als auch auf Anbieterseite: Ein sauber aufgesetztes Projekt mit valider Termin-, Ressourcen- und Budgetplanung kann Fehler frühzeitig vermeiden. Dazu kann zum Beispiel die Klärung von Begrifflichkeiten helfen. Wer sich vorab Gedanken macht, was man etwa unter einem „Prototypen“ versteht, kann mit einer solchen Definition auch einzelne Arbeitsschritte viel genauer bestimmen. Das heißt zugleich, dass sich der damit verbundene Arbeitsaufwand leichter abschätzen lässt. Da eine ERP-Einführung aber mehr als nur Technik ist, sondern letztlich eine echte Teamleistung darstellt, gilt es zudem, genügend zeitlichen Freiraum für alle Projektbeteiligten einzuplanen. Auf dem Papier sehen Planungen oft hübsch und gut getaktet aus. Aber wie oft kommt es vor, dass solche Projekte letztlich doch nur neben dem Tagesgeschäft durchgeführt werden können?

Key Fact 2: Systemumgebung frühzeitig bereitstellen

Für einen ordentlichen Start sollte die benötigte Systemumgebung frühzeitig bereitgestellt werden. Um in den Workshops, die zu diesem Zeitpunkt beginnen, am System arbeiten zu können, sollte die technische Infrastruktur unbedingt zur Verfügung stehen. Anforderungen an das System lassen sich so nochmal gemeinsam mit dem ERP-Anbieter prüfen und inhaltlich beschreiben. Der erste Prototyp entsteht.

++ Tipp: Möglichst früh reale Prozessbeispiele aus dem eigenen Unternehmen mitbringen. So können Abläufe im neuen ERP-System auch praktikabel umgesetzt werden. Arbeit jetzt schon erleichtert: Check!

Key Fact 3: Migration und Anpassungen durchdenken

Die Abläufe im System sind nun grundsätzlich definiert. Jetzt ist es an der Zeit, sich an das Konzept zur Migration, also der Übernahme der Daten aus den bisherigen Systemen, zu setzen. Dabei fallen gegebenenfalls nochmals Themen auf, die im Standardumfang der neuen ERP-Lösung nicht angedacht sind, aber dennoch berücksichtigt werden müssen. Generell führen Anpassungen zu Nachfolgekosten, da diese bei Updates oder Versionswechsel jedes Mal neu integriert und funktional überprüft werden müssen. Deshalb sollten Anpassungen nur da erfolgen, wo sie auch einen betriebswirtschaftlichen Mehrwert liefern und einer Kosten-Nutzen-Betrachtung standhalten.