6 Fehler die in der ERP Evaluation vermieden werden können

Unabhängig von der Unternehmensgrösse und der Branche, es gibt viel Potential für Fehler in der ERP Evaluation. Seit Software Pakete zur Verfügung stehen, haben sich die ERP Lösungen verbessert und weiterentwickelt. Doch um für ein Unternehmen die beste und wirtschaftlichste ERP Lösung zu evaluieren, führt fast nichts an einer ERP Evaluation vorbei. Da die meisten Unternehmen in den ersten Überlegungen zur Neueinführung oder Ablösung der ERP Lösung auf sich alleine gestellt sind, kann nicht auf jahrelange Erfahrung zurückgegriffen werden. Wir erleben und beobachten den ERP Markt seit vielen Jahren und stellen immer wieder Fehler in der ERP Evaluation fest.

1. Unvollständige Anforderungen

Die Zeit drängt, Termine und Budget sind festgelegt, eine Auswahl an möglichen ERP Anbietenden muss nun präsentiert werden. Dies kann zu unvollständigen Anforderungen führen.

Beispielsweise in Bezug auf:

1. rechtliche Verbindlichkeit
2. Mess- und Überprüfbarkeit
3. Eindeutigkeit
4. Zielsetzungen und Strategie
5. Systemarchitektur
6. Marktanalyse

Die Qualität von Anforderungen und die damit zu erreichenden Ziele sind zu definieren. Ein regelmässiger und intensiver Austausch zu den ermittelten Anforderungen in einer frühen Projektphase sind unumgänglich. Ein zu hoher Druck betreffend einzuhaltenden Terminen und Budget ist für die Qualität der Anforderungen wenig dienlich und ein häufig festzustellender Fehler in der ERP Evaluation. Wenn immer möglich, setzen Sie bei der Ermittlung, Dokumentation, Prüfung und Abstimmung der Anforderungen primär auf die Qualität (und sekundär auf die Geschwindigkeit). Jede Iteration und jeder Austausch im Team führt zu einer weiteren Verbesserung und Vervollständigung der Anforderungen.

2. Unterschätzung der Komplexität

ERP- und ganz allgemein IT-Systeme können eine hohe Komplexität aufweisen. Das Wort Komplexität wird oft benutzt und doch steht selten eine Kennzahl oder eine Messgrösse dahinter. Deshalb wollen wir hier ganz vorsichtig mit diesem Begriff umgehen und diesen anfangs etwas beschreiben. Die Komplexität von ERP Systemumgebungen bestimmt sich aus der Menge und der Unterschiede der eingesetzten Systemteile sowie deren Beziehungen zueinander.

Wenn Sie ein ERP System erstmalig vorgeführt bekommen (beispielsweise an einem Anbieterworkshop), dann steckt dahinter ein beachtlicher Aufwand im Sinne eines vorbereiteten Ablaufs anhand beispielsweise eines Drehbuchs. Das Ziel der Präsentation ist unter anderem, den Anwendenden zu zeigen, wie einfach das System zu bedienen ist, wie benutzerfreundlich die Arbeitsweise vonstatten geht oder wie aufgeräumt die Benutzeroberflächen sind. Sie bekommen keinen oder maximal einen ganz oberflächlichen Eindruck über

1. den gesamten Funktionsumfang,
2. die Abhängigkeiten,
3. die Interaktion mit Um-/ und Fremdsystemen oder
4. die Herausforderungen bei Anpassungen und Erweiterungen.

Unter einem System verstehen wir neben der Technik auch die betroffenen Menschen und Prozesse. Wenn es uns gelingt, die Technik in den Griff zu bekommen (deren Komplexität zu steuern, regulieren und lenken), dann haben wir noch immer die zwei weiteren Aspekte Personen und Prozesse. ERP Evaluationen scheitern auch - aber gefühlt eher in einem überschaubaren Umfang - wegen technischen Herausforderungen. Doch Fehler in der ERP Evaluation sind vielfach nicht auf der Systemseite der Technik zu finden. Eine erfolgreiche ERP Evaluation basiert auf vielseitigen und vielschichtigen Wechselbeziehungen, mit einer Projektumfeldanalyse erfahren Sie die Abhängigkeiten, die Vernetzungen, die Einflussfaktoren und die Wechselwirkungen. Eine ERP Evaluation ist ein ständiger Austausch von Informationen und kann somit nie isoliert oder in sich geschlossen betrachtet werden. Eine Projektumfeldanalyse ermöglicht den Blick auf die Vernetzungen, die Rahmenbedingungen, die (möglichen) Einflüsse und liefert wichtige Erkenntnisse für die ERP Evaluation.

Es gibt hier keine Abkürzungen, sicherlich keine welche später nicht Konsequenzen nach sich ziehen.

3. Entscheidungsprozesse und Gremien

Anknüpfend an den Punkt 2 (Unterschätzung der Komplexität) und dem Wissen, dass eine Führungsperson in die Entscheidungen auch die persönlichen Interessen, Absichten und Neigungen miteinbringt, sind wir bei der Entscheidungsfindung angelangt. Aufgrund welcher Kriterien fällt wer oder welches Gremium die Entscheidungen? Führungspersonen haben fast täglich die eine und andere komplexe Fragestellung zu lösen und eine Entscheidung zu treffen. Doch ist Ihnen bewusst, dass der ERP Entscheid die Zukunft der nächsten 10 bis 15 Jahre der Unternehmung entscheidend mitprägen wird? Folgende Fehler in der ERP Evaluation sind nicht unbekannt:

1. Die Informationssammlung findet auf eine Art und Weise statt, in welcher alle bisherigen Annahmen bestätigt werden (erkannte Probleme und offene Fragestellungen werden verdrängt)
2. Sich widersprechende Informationen werden um- oder weginterpretiert
3. Zu stark vereinfachte Darstellungen der Ausgangslage und somit Unvollständigkeit der Entscheidungsgrundlagen
4. Fehlende Zielsetzungen. Welche Ziele verfolgt die Unternehmung mit der ERP Evaluation und mit dem ERP Projekt?

Damit Fehler in der ERP Evaluation verhindert oder mindestens reduziert werden können, sind Fähigkeiten der Entscheider wie Offenheit, Prozessdenken, Gestaltungsmotivation und Teamfähigkeit entscheidend.

Ebenfalls von wesentlicher Bedeutung ist der Zeitpunkt der Entscheidungen. Über welche Schritte und über welche Zwischenergebnisse wird durch welche Person (besser Personengruppe) wann entschieden? Wird erst zum Abschluss der ERP Evaluation das Management eingebunden, dann ist der Gestaltungsspielraum bereits massiv eingeschränkt und somit die Entscheidungsgrundlage nicht zeitgerecht adressiert.

Um diesen Fehler in der ERP Evaluation zu verhindern, empfehlen wir folgende sechs Entscheidungspunkte (A bis F) einzusetzen:

1. A: Bewusster Entscheid die ERP Evaluation zu starten (inkl. Festlegung der Spielregeln und einem allfälligen Beizug einer externen Evaluationsberatung)
2. B: Welche Ziele verfolgt das ERP Projekt, wie lauten die Rahmenbedingungen, welche Aspekte sind zu analysieren?
3. C: Ist das Lastenheft und sind die Anforderungen vollständig, ist die Prozessoptimierung genügend berücksichtigt, ist der ERP Markt analysiert?
4. D: Sind die Offerten vergleichbar, verlief die Ausschreibung korrekt, dient die Auswertung als Entscheidungsgrundlage?
5. E: Konnten die Bedenken und Fragen geklärt werden, sind genügend Referenzauskünfte vorhanden, bestätigen die Abklärungen (bspw. Anbieterworkshop) die Resultate aus Entscheidungspunkt D?
6. F: Liegt das Einführungskonzept vor, sind die Verträge erstellt und verhandelt, kann das ERP Projekt gestartet werden?

4. Fehlendes ERP-Markt-, Methoden- und Fachwissen

Die Anforderungen und das notwendige Wissen an die Projektbeteiligten - um Fehler in der ERP Evaluation zu reduzieren - sind vielfältig und als ein richtiger Spagat zu betrachten. Einerseits führt nichts an hohem und mehrjährigem, fachlichem Wissen vorbei. Nur wer die Branche und die Aufgaben im Detail kennt, kann einen wesentlichen Beitrag zur ERP Evaluation liefern. Andererseits ist eine erprobte und auf Erfahrungswerten basierende Methodenkenntnis unabdingbar. Zusätzlich kommt noch dazu, dass der ERP Markt alles andere als rasch erfasst und selektiert werden kann. Natürlich ist es vermessen, in allen drei Wissensdiziplinen zu den Besten gehören zu wollen. Doch  diesen Fehler in der ERP Evaluation stellen wir fest. Der zuständigen Person wird abverlangt, dass sie genau dieses breite und vielfältige Wissen mitbringt. Was natürlich nicht wirklich realistisch erscheint.

Auch hier: Teamarbeit als Schlüssel zum Erfolg

Für das fachliche Wissen sollten Sie unbedingt auf die besten internen Kräfte setzen. Diesen müssen neben der (eigenen) Motivation auch die Zeit und der Gestaltungsspielraum zugesprochen werden. Integrieren Sie die Opinion Leader und Fachspezialisten früh in die ERP Evaluation.

Für die Methoden- und Marktkenntnisse empfiehlt es sich (nicht nur aus der beratenden Perspektive) zu prüfen, ob das interne Wissen ausreichend vorhanden ist. Wenn nicht, ein unabhängiger Berater kann ihr Projektteam in diesen Bereichen ergänzen und weitere Inputs sicherstellen. Eine halbtägige oder auch zweitägige Internet Recherche, die Bestellung einiger Werbeflyer, ein Messebesuch oder "vom hören sagen" hilft Ihnen da leider auch nicht weiter.

Setzen Sie in allen Phasen und zur Vorbereitung der Entscheidungspunkte (siehe Fehler in der ERP Evaluation, Punkt 3) auf Teamarbeit. Sichern sie dem Projekt die drei Wissensäulen ERP Marktkenntnisse, Methoden- und Fachwissen als Ressourcen zu. Damit steigern sie die Chancen, diesen Fehler in der ERP Evaluation nicht zu machen.

5. Interpretation und Missverständnisse in der Anbieterofferte

Was bedeutet "im Standard mit geringen Anpassungen enthalten", oder "wir schätzen den Aufwand auf ..."? Ein grosses Potential für Fehler in der ERP Evaluation besteht, wenn unterschiedlich erstellte Angebote verglichen und ausgewertet werden. Und dies ist mit wenigen Ausnahmen bei vielen ERP Evaluation der Fall, in welcher sie mehr als ein Angebot zur Verfügung haben. Folgende Fehler in der ERP Evaluation sollten vermieden und bei der Analyse und Auswertung der Offerten besonderes beachtet werden:

1. Anzahl und Typus der Lizenzen, damit verbundene Annahmen und Einschränkungen.
2. Erwähnte und beschriebene Optionen, welche jedoch nicht im Angebot eingerechnet sind.
3. Erfüllung von Anforderungen mit "eigenen" Annahmen. Erscheinen diese sinnvoll, haben andere Anbieter bei dieser Anforderung auch Interpretationsschwierigkeiten. Welche Leistungen sind inkludiert und bei welchen steht die Bemerkung "nach Aufwand"?
4. "Wir haben Erfahrung in der Anbindung von ..." ist eine andere Aussage als "in Zusammenarbeit mit ..., können wir Ihnen ein Angebot wie folgt präsentieren."
5. Der Funktionsumfang ist detailliert pro Modul oder Feature zu prüfen.
6. Wie lauten die Anforderungen an die IT-Infrastruktur? Können bestehende Elemente übernommen werden, sind beispielsweise neue Lizenzen (Version, Typ) notwendig?
7. Wie präsentiert sich die Kostenentwicklung über die nächsten 10 bis 15 Jahre? Fallen weitere Release- und Update-Kosten an oder sind diese inkludiert. Sind die Wartungs- und Unterhaltskonzepte vergleichbar und welcher Preis ist damit verbunden?
8. Welches Potential bietet die angebotene Lösung für Weiterentwicklungen, Anpassungen oder auch neue Unternehmensstrukturen?
9. Welche internen Ressourcen (Mitwirkungspflichten) werden sowohl in der Projektzeit wie auch anschliessend im Unterhalt gebunden?
10. Wie sieht die Aufgabenteilung (Anbieter / Kunde) aus in den Themen Schulung, Testing und Migration?

Was kann gegen diese Fehler in der ERP Evaluation unternommen werden? Entscheidende Inputs dazu liefert Ihnen die Erkennung der Fehler in der ERP Evaluation Nr. 1, 2, 3 und 4 und natürlich deren Vermeidung.

6. Der Preis entscheidet

Zum Schluss wohl noch einer der häufigsten Fehler in der ERP Evaluation. Der Anbieter mit dem preislich billigsten Angebot gewinnt den Auftrag. Wann geschieht dies? Wenn nicht vergleichbare Angebote vorliegen, wenn der Inhalt nicht genügend verstanden wird, wenn die Konsequenzen aus den Vorbehalten und Ausführungen nicht ersichtlich oder wenn keine Kriterien zur Entscheidungsfindung festgelegt sind.

Die für den Zuschlag relevanten und zu berücksichtigenden Kriterien (Zuschlagskriterien) sind frühzeitig abzustimmen und festzulegen. Bei öffentlichen Ausschreibungen (Submissionen) sind die Kriterien zwingend bekannt zu geben. Dabei ist beispielsweise ein Struktur wie nachfolgend aufgeführt erkennbar:

1. 30 - 40% Preis
2. 30 - 40% Qualität (Erfüllung der SOLL-Anforderungen)
3. 10 - 20% Anbieterpräsentation (Funktionen, Projektleitung, Anbieter)
4. 10 - 20% Referenzen
5. <= 10%   Unterlagen / Präsentationen / Darstellungen

Diese Struktur muss und kann wahrscheinlich nicht 1:1 übernommen werden, jedoch zeigt sie die Stossrichtung der möglichen Gewichtung einzelner für den Zuschlag relevanter Kriterien. In der Zuschlagsbegründung steht dann jeweils "der Zuschlag erhält der wirtschaftlich günstigste Anbieter". Dies soll die Verteilung und Gewichtung zwischen dem Preis, der dafür zu erwartenden Leistung und der Sicherheit der Leistungserbringung widerspiegeln.

Damit der Preis ein wichtiges aber nicht isoliert betrachtetes Kriterium für die Entscheidung bildet, kann diese bei öffentlichen Ausschreibungen zwingend erforderliche Bekanntgabe der Zuschlagskriterien adoptiert werden. Legen Sie im Entscheidungsgremium vor der Auswertung der Angebote die Kriterien fest und gewichten Sie diese. Sie tragen damit einerseits zu einem fairen Wettbewerb bei, andererseits nutzen Sie die Gelegenheit sich als Team Gedanken zu machen, was bei der ERP Evaluation für das Unternehmen von Bedeutung ist und welche Ziele wirklich im Vordergrund stehen.