ERP Go Live - los geht's!

Wir schreiben den 3. Januar. Morgens um 07.00h besammelt sich das gesamte Projektkernteam. Vor über zwei Jahren Jahren startete das ERP Projekt. Das Projektkernteam befindet sich kurz vor dem Go-Live im eigens für das Projekt eingerichteten Sitzungszimmer. Nachdem über die Feiertage die letzten Vorbereitungen abgeschlossen wurden, steigt nun sowohl die Anspannung wie auch die Freude.

Was bisher geschah

Nach einer intensiven und aufschlussreichen ERP Evaluation hat sich das Unternehmen für das neue ERP System und den dazu passenden ERP Anbietenden entschieden. Bereits im vorangegangen Frühjahr konnte ein einzelner Unternehmensbereich in Betrieb genommen werden. In enger und intensiver Zusammenarbeit mit dem ERP Anbietenden steht nun der Go-Live für weit über 100 weitere User an.

ERP Go-Live

Offiziell findet der Go-Live um 07.30h statt, die Spannung steigt kontinuierlich an. Die ersten Anfragen der Key-User gelangen telefonisch an das Projektkernteam. Auch nach der ersten halben Stunde ist noch keine nennenswerte, neue Herausforderung bekannt. Die wenigen Anfragen der User beziehen sich auf einzelne Bedienschritte. Das System scheint stabil zu laufen. Dies ist verschiedenen Vorarbeiten zu verdanken. Insbesondere auch den sehr intensiven User Schulungen und den umfangreichen Prüfschritten und Tests. Nachdem die Funktionen durch die Key-User abgenommen wurden, konnte im Hinblick auf den Go-Live auch die Integration und die Performance getestet werden. Die dort gewonnenen Erkenntnisse führten zu Massnahmen. Diese konnten bis zum Tag des Produktivstarts erfolgreich umgesetzt werden.

Nach rund 45 Minuten kommt erstmals eine kleine Hektik im Projektkernteam auf. Doch rasch wird die Problemstellung erfasst und dem Nutzer eine andere Vorgehensweise vorgeschlagen. Dies gibt dem Team Zeit, weiter an dieser Fragestellung zu arbeiten. Im breit aufgestellten Projektkernteam stehen die zur Lösung der Anfragen und Probleme benötigten Fachpersonen zur Verfügung:

• Projektleitung seitens Kunde und Anbieter
• Schulungsleitung
• Interne IT, Datenadministration, Support
• Produktverantwortliche des ERP Anbietenden
• Externer ICT Dienstleister

Inzwischen taucht die eine und andere Frage auf. Diese können durch das Projektkernteam rasch und kompetent beantwortet werden. Für die Phase des Go-Live ist festgelegt, dass bei Anwendungsfragen zuerst die Key User um Rat und Hilfeleistung zu kontaktieren sind. Wenn die Key-User keine Antwort auf die Fragen kennen, so ist der Fall zu dokumentieren und an den ICT-Support weiterzuleiten. Mit diesem Vorgehen wird ein weiterer Know-How Aufbau an der Front sichergestellt.

Die erste Stunde ist vorbei

08.36h - verantwortlicher kundenseitiger ERP Projektleiter: "Wir sind sehr gut vorbereitet und haben eine vollständige Übersicht über den aktuellen Funktionsumfang. Bis jetzt wurden wir noch von keinen Überraschungen heimgesucht."

09.02h - verantwortlicher anbieterseitiger ERP Projektleiter: "Die ersten 50 Auftragserfassungen verliefen sorgenfrei. Neben einem kurzen Server-Problem arbeiten wir bereits wieder an der Fertigstellung weiterer und zusätzlicher Arbeitspakete.  Der Go-Live verläuft ruhig und gut organisiert."

Weiteres Vorgehen

Die Unternehmensleitung entscheidet am 06. Januar im Rahmen einer Projektausschuss-Sitzung über die definitive Abnahme des Go-Live. Die Anzeichen dazu sehen sehr gut aus. Schon in Kürze wird die nächste Projektphase starten. Dabei werden weitere Unternehmensbereiche auf das neue ERP System umgestellt. Neu wird dann auch die Produktionsplanung und Steuerung realisiert. Die Gedanken und Worte bereits zur nächsten Projektphase zeigen, dass der Go-Live wie geplant erfolgreich durchgeführt werden konnte.

Erfolgskriterien

Bereits wenige Stunden nach dem Go-Live kann von einem Erfolg gesprochen werden. Das Projektkernteam stellt mit Freude und auch ein wenig Stolz fest, dass die Ziele für den Produktivstart erreicht sind. Rückblickend kann festgehalten werden, dass folgende Faktoren zum Erfolg entscheidend beigetragen haben:

• Gut strukturierte und sorgfältige Evaluation sowohl des ERP Systems wie auch des passenden Partners
• Klare Projektziele, abgestimmter Systemkontext und partnerschaftliche Vertragswerke
• Regelmässige Fortschrittskontrolle im Rahmen von Projektausschuss Meetings mit folgender Agenda
  • 1. Aktueller Stand der Arbeiten
  • 2. Weiteres Vorgehen und Planung
  • 3. Anträge und Change Management
  • 4. Risiken und Chancen
  • 5. Diverses, Fragen und Antworten
  • 6. Budgetsituation
• Aktive Erledigung der erkannten Pendenzen, inkl. deren Kontrolle
• Probleme und Herausforderungen ansprechen, diskutieren und gemeinsam Lösungen finden
• Identifikation der Erfolgsfaktoren und regelmässige Überprüfung des aktuellen Stands
  • Bereitstellung der Infrastruktur
  • Datenqualität: Bereinigung, Migration, Genauigkeit, Mapping
  • Sicherstellung des Mengen- und Wertefluss, der Prozesse und Abläufe sowie deren Dokumentation
  • Prüfung und Abnahme sämtlicher Funktionalitäten und Module durch die Key-User, inkl. Formulare, Etiketten, Reports
  • Sehr umfangreiche Anwender Schulungen während zwei Monaten, inkl. Gewinnung der Prozesssicherheit
  • Detaillierte Go-Live Planung, inkl. Rollback-Szenario

Die acreo consulting ag konnte sowohl die ERP Evaluation wie auch die ERP Einführung begleiten. Mit dem Go-Live ist das neue ERP System nun für alle Mitarbeitenden sicht- und tagtäglich spürbar. 

Wir freuen uns sehr, wenn wir zum Go-Live dem Unternehmen und dem ERP Anbietenden - wie auch hier zum sehr erfolgreichen Projekt - gratulieren dürfen.