Referenzbericht "Wir haben immer alle Daten zur Verfügung"

Zur Kopp Gruppe

Die Kopp Gruppe hat eine eindrückliche Geschichte hinter sich. Die Anfänge liegen über 70 Jahre zurück, offiziell wurde die Aktiengesellschaft  “Robert Kopp AG” im Jahr 1976 gegründet. Mittlerweile wird das Unternehmen in dritter Generation geführt und ist in einer Holding-​Struktur organisiert. Neben der Robert Kopp AG, welche auf Rückbau und Ausbau spezialisiert ist, gehören die ART Kopp AG (Aufbereitung und Recycling), die LOG Kopp AG (Logistik und Transport), die LIV Kopp AG (Liegenschafts-​ und Immobilienverwaltung) sowie die sortec (Entsorgungen) zur Holding. Das Familienunternehmen beschäftigt 70 Mitarbeitende an diversen Standorten und nutzt die mySORBA Gesamtlösung zur Verwaltung und Optimierung der Prozesse.

Ressourcenplanung: Von Excel zu mySORBA

Daniel Kopp, welcher seit 25 Jahren für die Firma tätig ist, berichtet aus der Zeit vor mySORBA. Die Ressourcenplanung fand damals per Excel statt. Dabei wurden die Baustellen während der Bauführersitzung verplant und die entstehende Excel-​Datei ausgedruckt und zentral aufgehängt. Die Nachteile liegen auf der Hand: Die Planung ist nur zentral an einem Ort ersichtlich und Änderungen müssen analog erfasst und zeitaufwendig kommuniziert werden. Das sieht heute mit der SORBA Ressourcenplanung anders aus.

“Alle Mitarbeiter können jederzeit sehen, wo sie eingeteilt sind.”

Durch die mobile Lösung sieht jeder Mitarbeiter immer aktuell, auf welcher Baustelle er eingeteilt ist, welches Material er benötigt und welche Maschinen vor Ort sind. Bauführer können Änderungen von überall aus erfassen, falls beispielsweise die Baustellendauer verändert oder zusätzliches Personal eingeplant werden muss. Die Informationen werden in Echtzeit übermittelt und synchronisiert. So entfallen lange Kommunikationsketten und jeder bleibt stets aktuell informiert.

“Durch die Ressourcenplanung sparen wir pro Woche 3-4 Stunden ein.”

Die effizientere Ressourcenplanung macht sich auch zeitlich bemerkbar, jede Woche kann so einiges an Zeit gespart werden.

Dokumentenmanagement-​System: Jederzeit überall auf die Daten zugreifen

Die Kopp Gruppe setzt ebenfalls das SORBA DMS ein. Es ermöglicht den dezentralen Zugriff auf die Firmendaten, von überall her. So sind die abgegebenen Rapporte sowohl im Büro wie auch unterwegs auf dem Tablet jederzeit vorhanden.

“Man hat immer alle Daten zur Verfügung, ob auf der Baustelle, zu Hause oder in einer Sitzung.”

Da die Daten stets aktuell sind, gibt es auch Vorteile bei Ausfällen von Mitarbeitenden. Herr Kopp erwähnt, dass im Falle einer Abwesenheit ein anderer Bauführer direkt einspringen kann, da alle Informationen zum jeweiligen Projekt im DMS abgelegt sind. Es braucht dementsprechend keine sperrigen Baustellenordner mehr, da alles im DMS abrufbar ist.

Nachfolgend finden Sie das zweite Video zur Kopp Gruppe, welches sich mit dem SORBA DMS sowie dem Outsourcing beschäftigt: Link zum Video

Die Outsourcing-​Lösung von SORBA wird von der Kopp Gruppe bereits seit 10 Jahren eingesetzt. Damit wird auf die Serverinfrastruktur der SORBA zugegriffen, weswegen keine eigenen Server betrieben werden müssen. Der Zugriff funktioniert via RDP-​Verbindung. Auf diesem Weg kann zu Hause im Homeoffice genau gleich gearbeitet werden wie im Büro. Durch 48 Backups pro Tag, verteilt auf die beiden SORBA Datencenter, können gelöschte oder verlorene Daten innert kürzester Zeit wiederhergestellt werden.

Keine Schnittstellen durch die Gesamtlösung

Herr Kopp erwähnt im Interview, dass Ihm eine schnittstellenfreie Lösung sehr am Herzen liegt. Schnittstellen sind aufwendig in der Programmierung sowie im Unterhalt, ausserdem sehr anfällig für Fehler. Durch die SORBA Gesamtlösung arbeitet die Kopp Gruppe schnittstellenfrei. Alle Module greifen auf dieselbe Datenbasis zu und ergänzen sich gegenseitig. Egal ob DMS, FiBu, Debitoren, Kreditoren etc., es ist alles kompakt in einer Software vereint. So hat man stets alle Daten in allen Modulen zur Verfügung und kann innert kürzester Frist die Nachkalkulation machen.

“Würde SORBA auf jeden Fall weiterempfehlen.”

Wir sind erfreut über die erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Kopp Gruppe und danken Herrn Kopp für den spannenden Einblick und das freundliche Interview!

Zum Schluss noch eine kurze Zusammenfassung der Vorteile, die die Kopp Gruppe durch SORBA geniesst:

• Flexible Ressourcenplanung, alle Mitarbeiter sind stets auf dem aktuellen Stand
• Jederzeit und überall auf Firmendaten zugreifen, mit dem SORBA DMS
• Alle Daten zentral an einem Ort, jederzeit synchronisiert
• Von überall aus arbeiten, durch die Outsourcing-​Lösung
• Keine Schnittstellen durch die Gesamtlösung

Falls auch Sie mehr über die Ressourcenplanung, das DMS, das Outsourcing oder weitere Module von SORBA erfahren möchten, finden Sie auf unserer Webseite ausführlichere Informationen.