Vom Management des Bauchgefühls hin zu zahlenbasierten Unternehmenssteuerung

Plötzlich war sie da: Die Corona-Pandemie. In einer solchen Situation ist es von großer Bedeutung, schnell Entscheidungen zu treffen und zu handeln. Wird unser Unternehmen die Krise überstehen? Müssen wir Kurzarbeit anmelden oder können wir auch ohne auskommen?

Wenn Sie beispielsweise 120 Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen haben, hängen bis zu 300 Personen, einschließlich Lebenspartner und Kinder, von Ihrer Fähigkeit ab, vernünftige Entscheidungen kurzfristig zu treffen. Dies ist eine Riesenverantwortung, die Sie, genauso wie wir, tragen.

Wie bei allen anderen Unternehmern stellten sich uns auch die oben genannten Fragen. War Ihr Kennzahlen-Dashboard bisher nicht auf eine Pandemie vorbereitet? Oder haben Sie derzeit noch kein KPI-Dashboard, das Ihnen mehr Transparenz verschafft? Unser KPI-Cockpit haben wir in kürzester Zeit umgerüstet und möchten unsere Herangehensweise und wichtigen Erkenntnisse nachfolgend mit Ihnen teilen.

Ein Einblick ins Chefbüro des IT-Dienstleistungsunternehmen all4cloud

Die Ausgangslage

• all4cloud Schweiz AG ist Dienstleister von Cloud-Lösungen sowie Dienstleister mit Projektgeschäft

• etwa 40 Mitarbeiter aus verschiedenen Sachgebieten arbeiten integriert auf einer Plattform

• Auswertungen fanden derweil mittels KPI Reports monatlich statt

• Das KPI-Cockpit musste zügig mit tagesaktuellen Kennzahlen versehen werden

KPI Dashboard umrüsten – schnell und einfach

Die nachfolgenden Kennzahlen haben wir uns seither schrittweise erarbeitet und monatlich ausgewertet:

• Vertriebspipeline: Ein Gradmesser-KPI für den zukünftigen Auftragseingang

• Auftragseingang: Werden genügend Aufträge generiert, um das Team das Jahr über zu beschäftigen?

• Umsatz: Dienstleistungs- und Lizenzumsatz von Eigen- und Drittanbietern, Support-Dienstleistungen-Umsatz

• Offene/überfällige Forderungen und Verbindlichkeiten: Ein Mehrwert des Umsatzes besteht nur, wenn Kunden ihren Verbindlichkeiten (termingemäß) nachkommen.

• Ertrag: Diese Kennzahlen erfreuen uns, wenn der Umsatz passt und die Kunden ihren Forderungen nachkommen.

• Auslastungsprognose: Sind ausreichend Aufträge in der Pipeline, um unser Team mit Projekten und Planzeiten zu versorgen und bis wann müssen diese Aufträge erledigt sein?

• Liquiditätsprognose: Haben wir genügend liquide Mittel, um unsere Rechnungen zu bezahlen und kurz-, mittel- und langfristig zu investieren?

Als die Corona-Krise aufkam, erweiterten wir unser KPI-Dashboard um tagesaktuelle Kennzahlen, die wir in der Geschäftsführung täglich besprochen haben:

• Welche abrechenbaren Leistungen haben wir bereits am heutigen Tag erbracht?

• Wie viele Stunden haben die Mitarbeiter erfasst, die noch nicht von den Projektleitern freigegeben wurden?

• Welche Leistungen sind für die nächsten 6 Wochen geplant?

Die Geschäftsführung von all4cloud erlangt diese Daten mit einem Klick.

Transparente Geschäftsprozesse und schnelle, einfache Auswertungen als Schlüssel zu sicheren Planungsprozessen

Jede Führungskraft schätzt Transparenz, nicht nur in Krisenzeiten. Es ist wichtig zu wissen, ob das Unternehmen das Jahresziel erreichen wird, wie hoch die momentane Beanspruchung der Projektteams ist und wie die Prognose für die nächsten Monate aussieht, basierend auf dem Auftragseingang und der vertrieblichen Pipeline. Außerdem stellt sich die Frage, ob das Kapazitätsangebot ausreichend ist oder ob es notwendig ist, das Unternehmen durch Einstellung von Mitarbeitern auszubauen. Als Führungskraft Antworten auf diese Fragen zu finden, indem man Daten aus verschiedenen Abteilungen zusammenträgt und auswertet, kann sehr zeitaufwendig sein.

Es kommt jedoch der Punkt, an dem ein einzelner Mensch nicht mehr die Kapazität hat, das Volumen an Datensätzen zu überblicken, wenn das Unternehmen genügend gewachsen ist. Für uns als all4cloud war dieser Zeitpunkt der Übergang vom Management durch Bauchgefühl und Erfahrungswerte hin zur zahlenbasierten Unternehmenssteuerung.

Wir hatten zum Vorteil, dass alle für die KPIs notwendigen Daten bereits als Goldnuggets einzeln im System vorhanden waren. Durch die integrierte Plattform konnten wir diese in einem Kennzahlen-Dashboard zusammentragen.

Jeder Unternehmer weiß, dass es in vielen Situationen wichtig ist, schnell und entschlossen zu handeln, um ein Risiko zu vermeiden. Es ist wichtig, eine gute Intuition zu haben, aber das allein ist oft nicht ausreichend, um die Verantwortung für das gesamte Unternehmen und alle direkt oder indirekt davon abhängigen Menschen zu tragen.

Sind Sie auch auf dem Weg von der Bauchgefühl-Führung hin zur datenbasierten Unternehmenssteuerung?

Hier können sie das E-Book zu den wichtigsten KPIs für Dienstleister mit Projektgeschäft downloaden: E-Book: Die wichtigsten KPIs für Dienstleister mit Projektgeschäft.