29.11.2021 |
SORBA EDV AG, Séverine Gremper
Mit dem Dokumentenmanagementsystem von SORBA gehört langes Suchen von Dokumenten der Vergangenheit an!
Sie kennen die Situation bestimmt: Die Zeit drängt, da ein Projekt abgeschlossen werden muss, doch es fehlt wieder ein Dokument. Sie telefonieren, suchen… Doch, keine Spur davon. Bevor sich der Stress noch weiter anstaut, überlegen Sie sich, wie einfach es doch wäre, alles zentral immer verfügbar zu haben.
Kein langes Suchen mehr und dafür mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie sparen können, wenn alle notwendigen Dokumente und Dateien direkt digital verfügbar wären? Genau diese Idee steckt hinter dem Dokument-Management System von SORBA, das komplett in die mySORBA Gesamtlösung integriert ist.
Mit dem SORBA DMS gehört langes Suchen der Vergangenheit an. Sie haben die Möglichkeit, all Ihre wichtigen Dokumente und Daten zentral zu speichern und mithilfe der Volltextsuche zu durchsuchen. Das Ganze ist verschlüsselt und auf unseren Servern in der Schweiz.
Dabei beschränkt sich die Datenablage nicht nur auf Worddokumente: Seien es Fotos von Baustellen, Offerten, Rechnungen, Verträge – alle Arten von Dokumenten können gespeichert und auch direkt online mit MS Office 365 bearbeitet werden.
Der Vorteil dabei: Sie sind nicht auf einen fixen PC im Geschäft angewiesen. Mit der mobilen App "DMS" können Sie auch unterwegs von der Baustelle aus auf alle Ressourcen zugreifen und neue Dokumente erstellen oder hochladen.
Mit der Versionierung behalten Sie zudem jederzeit den Überblick über alle Änderungen und Aktivitäten, wobei Sie die Möglichkeit haben, Änderungen rückgängig zu machen und damit eine ältere Version eines Dokuments zurückzuholen. So sind Sie auch bei Fehlern jederzeit abgesichert, wenn es beispielsweise mal vorkommen sollte, dass jemand einen Projektordner löscht.
Die Autoren der Änderungen sind zudem auch vermerkt, was Ihnen mehr Transparenz verschafft und es ermöglicht, gewisse Benutzer aus der Bearbeitung und dem Zugriff auszuschliessen, womit auch firmeninterne Dokumente nicht in die falschen Hände geraten können.
Mit der Funktion der Volltextsuche können zudem Dokumente nicht nur nach Titel, sondern auch nach dem ganzen Inhalt gefunden werden. Somit können Sie zeitnah auf die gesuchte Datei zugreifen.
Wir haben für Sie alle Vorteile in einem animierten Video zusammengefasst. Machen Sie sich am Beispiel von Herrn Müller selbst ein Bild, dieses überaus nützlichen Moduls, für die Steigerung der Effizienz in Ihrem Büro! Sind Sie interessiert? Wir freuen uns, Sie professionell zu beraten!
Wie digital sind die 5 wichtigsten Bereiche in Ihrem Unternehmen? Machen Sie jetzt den Test und gewinnen Sie wichtige Informationen, die Sie als Basis für Ihre individuelle Dokumentenmanagement-Strategie verwenden können! Zum Digitalisierungstest