Kurzbeschreibung
Business-Software für Menschen
Der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens hängt vor allem von den Menschen ab, die dort arbeiten. Ihre Kreativität, ihr Engagement und ihre Leidenschaft sind der Boden, auf dem neue Ideen, innovative Produkte und kluge Vermarktungsstrategien entstehen. Dieses Potenzial optimal zu nutzen gelingt jedoch nur, wenn dabei die Rahmenbedingungen stimmen: Wenn Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Ort gemeinsam an Projekten arbeiten, Informationen gefunden werden, Prozesse schnell und einfach laufen. Kurzum, wenn sich Menschen im Beruf selbst verwirklichen. Wir von COSMO CONSULT schaffen hierfür den notwendigen Freiraum – mit klugen Konzepten, innovativen Strategien, neuen Ideen und Business-Software für Menschen.
Ihr Guide für die Digitalisierung
Seit mehr als 20 Jahren modernisieren wir Geschäftsprozesse und IT-Strukturen, indem wir Businesslösungen einführen und betreuen. Dabei nutzen wir stets die Technologien, die zu den jeweiligen Projektanforderungen am besten passen. Unsere Plattform umfasst neben Microsoft Dynamics ERP- und CRM-Systemen auch digitale Lösungen aus Bereichen wie Data & Analytics, Künstliche Intelligenz (KI), Collaboration oder Industrie 4.0.
Unsere Systeme laufen flexibel in der Cloud oder traditionell im eigenen Rechenzentrum. Sie stehen im Büro oder mobil auf Smartphones und Tablets bereit. Unsere Branchenlösungen für Fertigungsindustrie, Dienstleistungsbetriebe, Bauwirtschaft und Handel sind zukunftssicher, ganzheitlich ausgerichtet und praxisbewährt. Als End-to-End-Lösungsanbieter sind wir damit in der Lage, alle Geschäftsvorgänge unserer Kunden lückenlos mit modernsten Lösungen abzubilden.
Im Mittelpunkt: die Menschen
Software ist kein Wundermittel. Sie ist ein Werkzeug, das Menschen von Routinetätigkeiten entlastet, für Struktur sorgt und genau die Informationen bereitstellt, die für den jeweiligen Job benötigt werden. Wir von COSMO CONSULT entwickeln Software, die
- verständlich ist
- sich einfach bedienen lässt
- Wissen transparent macht
- den Menschen im Arbeitsalltag hilfreich zur Seite steht
Anders ausgedrückt: Wir entwickeln Software, die Menschen bei Ihrer täglichen Arbeit optimal unterstützt.
Mehr als „nur“ Software
Unser Ziel ist es, digitale Prozesse, Firmenkultur und Arbeitsweisen in Einklang zu bringen. Deshalb flankiert ein umfangreiches Beratungsangebot unsere Softwareprojekte, das sich vor allem der Prozessoptimierung und dem Projekt- und Organisationsmanagement widmet. Von besonderer Bedeutung ist die Beratung bei Digitalisierungsprojekten, denn Digitale Transformation bedeutet weit mehr als nur „Technologie“.
Dahinter steht ein permanenter Veränderungsprozess, der über die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit entscheidet. Unser Beratungsansatz startet mit einer umfassenden Analyse des digitalen Reifegrads. Darauf aufbauend entwickeln wir eine unternehmensspezifische Vision, konkrete Ziele und eine digitale Roadmap, die den Weg in die Digitalisierung aufzeigt.
Grenzenlos gut
Mit unseren Lösungen decken wir die Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen ab, sind aber ebenso in der Big-Data-Welt großer Unternehmen zu Hause. Unsere Kundendatei spiegelt dabei die gesamte Bandbreite der Wirtschaft: vom hippen Start-up aus der E-Commerce-Szene über das klassische Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen bis hin zum internationalen Großkonzern.
Mit unseren Standorten in Deutschland, Europa und Lateinamerika sowie einem globalen Partnernetz sind wir in der Lage, IT- und Digitalisierungsprojekte global zu betreuen und umzusetzen. Damit sind wir immer genau da, wo unsere Kunden uns brauchen.
Wir sind für Sie da
Unseren Kunden begegnen wir auf Augenhöhe mit einem tiefen Verständnis für ihre Unternehmenskultur, ihre spezielle Arbeitsweise, ihre Prozesse und die Marktanforderungen, mit denen sie täglich konfrontiert sind. Unsere Workshops, Schulungen, Webinare und Fachevents sorgen dafür, dass unsere Kunden von einem schnellen Wissenstransfer profitieren.
Uns geht es dabei weniger um technische Perfektion, sondern um die gemeinsame Suche nach effizienten, wirtschaftlichen Lösungen mit höchstem Nutzwert. Bestes Beispiel sind hierfür die Kundeninnovationstage, bei denen wir im engen Austausch mit den Kunden unsere Business-Software weiterentwickeln.
Gehen Sie auf Nummer sicher!
Als weltweit führender Microsoft-Partner für Digitalisierung, Business-Software und Infrastruktur haben wir den direkten Zugang zu den neuesten Technologien und bewegen uns stets auf der Höhe der Zeit. Für unsere Kunden bedeutet das eine langfristige Zukunfts- und Investitionssicherheit.
ERP Systeme
Referenzen
Die 1999 von Gerold Wolfarth gegründete bk Group, bestehend aus der baukreativ AG und der bk services GmbH, hat ihren Stammsitz im mittelfränkischen Steinsfeld-Endsee. Das Unternehmen agiert europaweit als Generalunternehmer für Ladenbau und Ladenbaukonzepte und realisiert ganzheitliche, innovative Retail-Solutions sowie ambitionierte Komplettausbau-Projekte im gewerblichen Bereich. Die Firma übernimmt alle Generalunternehmeraufgaben, von der ersten Idee über eine perfekte Bauplanung bis hin zur Realisierung. Die Beratung, Planung und Umsetzung erstreckt sich dabei von der ganzheitlichen Shop-Gestaltung über den Komplettausbau von Hotels, Autohäusern, Bürogebäuden bis hin zu Fitness Studios. Im Bereich des Facility-Managements für Einzelhandelsfilialen ist das Unternehmen Marktführer in Europa.
„Wir betreuen neben Einzelhandelsgeschäften und Autohäusern beispielsweise europaweit die Stores von Ketten wie Swarovski, Rituals oder Asics“, erläutert Gregor Deubert, Head of Information and Communication Technology. 60 Projektmanager und 100 Servicetechniker betreuen über 70 Kunden mit mehr als 5.000 Stores in 27 Ländern. Neben dem Stammsitz in Endsee befinden sich Niederlassungen in Berlin, Düsseldorf und Barcelona, Teamleiter gibt es in London, Mailand, Paris und Oslo. „Unser oberstes Ziel: Wer zu uns kommt, erhält den besten Service auf dem Markt“, betont Deubert. Dazu gehört für ihn unter anderem, dass den Kunden eines jeden Landes Projektmanager und Servicetechniker zugeordnet werden, die im Normalfall Native Speaker sind. „Sprachkompetenz ist bei uns ein ganz wichtiges Thema“, so Deubert.
Die IT der bk Group basiert auf der ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV. Bei einem Reengineering Projekt auf die Version NAV 2013 entschied man sich seinerzeit für die COSMO CONSULT Group, Europas führenden Microsoft Dynamics Partner und weltweitem Anbieter von End-to-End-Lösungen, als IT-Partner. Das Beratungs- und Softwarehaus verfügte nicht nur über ein umfangreiches NAV-Know-how, sondern auch über zahlreiche eigene Module und Programme, die das bk-Geschäft gut ergänzen konnten. „Wir wollten aufgrund des bisherigen und des erwarteten Unternehmenswachstums unser ERP-System neben der neuesten Version auch mit Branchenmodulen zur Produktivitätssteigerung und Effizienzsteigerung im Service aufrüsten. Das war unsere Motivation, uns für COSMO CONSULT zu entscheiden, zumal auch Preis und Leistung passten“, erinnert sich der IT-Leiter und fügt hinzu: „Navision-Anbieter gibt es ja viele, aber das hatte niemand sonst in dieser Form anzubieten.“ Für die Techniker gibt es allerdings ein selbst entwickeltes ERP-System, mit dem sie über ein Tablet mit dem Intercompany-Netz verbunden sind, über das man auch Bilder und sämtliche Protokolle digital verschicken kann.
Sprachkompetenz als wichtiger Service
„Und eine komfortable Kommunikationsmöglichkeit wollen wir auch unseren Kunden bieten“, so Deubert, „Dazu gehört, dass wir den Kunden für jedes Land Projektmanager zuordnen, die im Regelfall Native Speaker sind. Und da garantieren wir fünf Sprachen: Deutsch, Englisch, Spanisch, Italienisch und Französisch.“ Es gibt zwar auch Projektmanager aus Polen, Ungarn und anderen Ländern, die auch für diese Länder eingesetzt werden, die Dokumentationen werden aber nur in den fünf garantierten Sprachen angeboten. Aus diesem Anspruch heraus entwickelte IT-Leiter Deubert ein Konzept, das den Kunden einen maximalen Service und Komfort bieten sollte.
„Alle Software-Anbieter, die wir gefragt haben, sagten uns allerdings, dass so etwas nicht funktioniert. COSMO CONSULT hat es dann trotzdem programmiert. Jetzt verfügen wir über eine Telefonlösung, die nach meiner Kenntnis weltweit einzigartig ist“, freut sich Deubert. Ein Projektmanager, der Französisch, Italienisch und Deutsch beherrscht, bekommt demnach Kunden aus Frankreich, Italien und Deutschland zugeteilt. Macht er Urlaub oder erkrankt, gibt es nicht automatisch einen Kollegen mit identischen Sprachkompetenzen. Man kann also nicht einfach auf eine Urlaubsvertretung umschalten. Das Telefonsystem muss eingehende Anrufe dennoch genau an einen Kollegen weiterleiten, der die passende Sprache beherrscht. Und wird der Vertreter krank, muss das System auch einen dritten Gesprächspartner anwählen können.
Es muss also bei jedem Anruf erkennen, aus welchem Land dieser kommt und falls es ein Kunde ist, welcher Projektmanager für ihn zuständig ist. Darum sind die Telefonnummern aller Kunden und ihrer über 5.000 von bk betreuten Stores im Telefonsystem hinterlegt, ebenso die Kundennummern. Wird die Telefonnummer einmal nicht erkannt, fragt das System nach der Kundennummer und kann so den zuständigen Projektmanager anwählen. Die Steuerung funktioniert auf Halbtagsbasis. Ist ein Manager einmal für zwei Stunden in einem Meeting, kann er das abfangen. Ist er länger weg, vermittelt das System einen Vertreter. Ruft jemand direkt bei der Durchwahl seines Betreuers an und dieser ist verhindert, wird automatisch nachgefragt, ob man mit einem Vertreter verbunden werden möchte. Falls ja, gelangt der Anrufer ins Hauptsystem und wird laut Vertretungsplanung vermittelt.
Und es funktioniert problemlos
In Microsoft Dynamics NAV wird die ganze Übersicht gepflegt. Für jeden Tag ist für ein Jahr im Voraus festgelegt, wer vormittags und wer nachmittags zuständig ist. Ist bekannt, dass ein Mitarbeiter einige Wochen Urlaub macht, bestimmt der betroffene Bereich für diese Zeit die Vertreter. IT-Wissen ist dazu nicht erforderlich. Dafür zeigt das ERP-System automatisch unter Berücksichtigung aller bekannten Krankheits- und Urlaubszeiten nur die Projektmanager an, die dieselben Sprachen wie der Urlauber beherrschen. Diese Daten werden aus Dynamics NAV in eine kleine Datenbank exportiert und zwar immer für fünf Tage im Voraus. Diese wenigen Daten in der separaten Datenbank sorgen für ein extrem schnelles System, so dass der Anrufer gar nicht merkt, dass ein EDV-System Daten durchsucht. Und die Daten über einen Zeitraum von fünf Tagen dienen als Sicherheit für den Fall einer Störung des ERP-Systems. „Die Zuständigkeiten stehen also immer für die nächsten fünf Tage zur Verfügung. Meldet sich jemand krank, nimmt der zuständige Bereich selbst die Änderung im ERP-System vor und auf Knopfdruck werden die korrekten Daten auf den Server übertragen und das richtige Telefon klingelt“, erläutert Deubert. Die Planungen für das kommende Jahr verschieben sich ebenfalls jeden Tag automatisch weiter.
Die Telefonanlage, für den Bereich Projektmanagement gesteuert mit dem von COSMO CONSULT entwickelten Programm, ist als Cloudlösung installiert, weil die Kunden im Regelfall über die europaweite, kostenlose 00800-Nummer anrufen und dann in der Cloud rasch nach Barcelona, Düsseldorf oder Endsee verteilt werden können. Fällt ein Standort aus, arbeiten alle anderen Standorte immer noch und sind erreichbar. „Durch die Cloud-Lösung habe ich meine Verfügbarkeit bei business-kritischen Themen gewährleistet“, weiß der IT-Leiter. Und Gregor Deubert ist nicht zu Unrecht stolz auf sein realisiertes Konzept, zumal außer COSMO CONSULT alle angesprochenen Anbieter sagten, dass so etwas nicht funktionieren kann. Im Gegensatz zu früher, wo im Prinzip alles mit Papier und Bleistift passierte, hat er die Zuständigkeitsplanung nun in die Fachbereiche verlagert und seine IT-Abteilung so zu 100 Prozent von diesen Aufgaben entlastet. „Und diese elegante Lösung konnte mir außer unserem IT-Partner niemand anbieten. Wir wollen aber auf allen Gebieten durch Qualität und Leistung überzeugen und dazu passt eben auch COSMO CONSULT.“
Gregor Deubert ist mehrmaliger Teilnehmer und war einer der Referenten des Nürnberger Networking-EVENTS 2019. Mit uns teilt er seine Eindrücke zum Event und gibt Einblicke, wie Software-Lösungen und insbesondere die Integration von COSMO Branchenlösungen das tägliche Geschäft erleichtern und die BK Group strategisch fit für die Zukunft machen.
| Branche | Dienstleistungen |
| Anzahl der Mitarbeiter | 200 |
Die Wurzeln der Sächsischen Sandsteinwerke GmbH reichen bis ins ausgehende 19. Jahrhundert zurück. Damals gab es im Elbsandsteingebirge noch rund 600 Steinbrüche. Heute bearbeitet das Unternehmen noch ein halbes Dutzend. Den größten Teil des Umsatzes erwirtschaften die 83 Mitarbeiter mit Auftragsarbeiten und im Projektgeschäft. Sandsteine aus Pirna sind beispielsweise in der Dresdener Frauenkirche oder den Schlössern von Dresden, Potsdam, Berlin oder Braunschweig verbaut. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen über ein festes Liefersortiment, zum Beispiel für die Gartengestaltung.
Gleiche Software, neuer Partner
Mehr als zwölf Jahre arbeiteten die Sächsischen Sandsteinwerke mit Microsoft Dynamics NAV. Die veraltete Unternehmenssoftware lief unter dem abgekündigten Betriebssystem Windows XP. Daher bestand allein schon aus Sicherheitsgründen Handlungsbedarf. „Dynamics NAV hat sich im Laufe der Jahre bewährt. Wir wollten eine moderne Lösung mit besserer Prozessunterstützung, aber dabei nicht das Rad doppelt erfinden. Deshalb standen wir einem Update auf die aktuelle Programmversion aufgeschlossen gegenüber“, erinnert sich Johannes Roßrucker, Geschäftsführer der Sächsischen Sandsteinwerke. Zumal alternative Lösungen aus der Steinbranche eher auf Handwerks- als auf Industriebetriebe ausgerichtet sind. Betriebsspezifische Besonderheiten wie der Umgang mit Halbfabrikaten ließen sich dort nicht abbilden. Ein weiterer Vorteil: Bei einem Update brauchen sich die Mitarbeiter nicht an eine völlig neue Software zu gewöhnen. Allerdings nutzte das Unternehmen die Gelegenheit, um einen lokalen Softwarepartner zu suchen. Das Rennen machte die COSMO CONSULT-Gruppe, Europas führender Microsoft Dynamics-Partner. „Es gibt viele Unternehmen, die ein solches Projekt technisch umsetzen können. Doch es gibt nur wenige, mit denen man sich so etwas auch konkret vorstellen kann. Zwischen uns und COSMO CONSULT hat die Chemie von Anfang an gestimmt. Hinzu kommen Faktoren wie Größe und Leistungsfähigkeit“, erklärt Roßrucker. Referenzbesuche und das Gespräch mit anderen COSMO CONSULT-Kunden gaben dem Projektteam die notwendige Entscheidungssicherheit.
Zurück zum Standard
Eine Herausforderung bei der Implementierung war das stark individualisierte Altsystem. Die Prozesse waren teils weit vom Standard entfernt, was die Migration erschwerte. Um die Problembereiche sicher zu identifizieren, dokumentierten die Key User zunächst detailliert die Arbeitsabläufe. Im Rahmen einer GAP-Analyse verglichen die COSMO CONSULT-Berater dann die Ist-Situation mit dem aktuellen Softwarestandard. Anschließend entschied das Projektteam gemeinsam, ob die betriebliche Ablauforganisation oder die Software angepasst wird. Der individuelle Anpassungsbedarf sollte dabei so klein wie möglich ausfallen. „Den Spezialisten von COSMO CONSULT ist es immer wieder gelungen, betriebsspezifische Anforderungen im Standard abzubilden. Dadurch haben wir heute ein zukunftssicheres System, das wir vergleichsweise einfach aktualisieren können“, bestätigt der Geschäftsführer. Ein gutes Beispiel ist hierfür die Rohblockverwaltung. Dabei werden eingehende Steine aus dem Steinbruch registriert, um die Lagerbewegungen bis zur Weiterverarbeitung zu verfolgen. Bislang war hierfür eine individuelle Erweiterung erforderlich. Jetzt nutzt das Projektteam die vorhandene Chargenverfolgung: Bei Einlagerung erhält jeder Rohblock eine feste, eindeutig identifizierbare Chargennummer. So ist jederzeit nachvollziehbar, wo der Block lagert, welchem Projekt er zugewiesen ist oder wann er weiterverarbeitet wurde.
Excel auf dem Rückzug
Die Auftragskalkulation erledigte man bislang außerhalb des Systems mit Excel. Da die neue Programmversion deutlich flexibler ist, konnte die Berechnung vollständig in Microsoft Dynamics NAV integriert werden. Sie ist dadurch für alle Mitarbeiter zugänglich und schneller zu finden. Auch Projektausschreibungen lassen sich direkt im ERP-System bearbeiten: Viele Bauvorhaben werden elektronisch ausgeschrieben und online gestellt. Da im Altsystem eine entsprechende Schnittstelle fehlte, musste man die Unterlagen zunächst manuell herunterladen und die einzelnen Positionen händisch in die Projektkalkulation übernehmen. „Ausschreibungen umfassen oft mehr als 100 Seiten. Die vielen manuellen Arbeitsschritte waren daher zeitaufwendig und fehleranfällig“, gibt Roßrucker zu bedenken. Heute werden die Anforderungen direkt in die Kalkulation übernommen, dort mit Daten gefüllt und auf das Portal zurückgespielt.
Mehr Transparenz
Der Start des neuen Systems verlief geräuschlos. Die COSMO CONSULT-Berater, die sicherheitshalber vor Ort waren, konnten noch am ersten Tag abrücken. „Natürlich funktionierte nicht alles perfekt. Schließlich kann man in einem Testsystem nicht alle Situationen vorab durchspielen. Doch die Punkte waren nicht gravierend und ließen sich per Fernwartung erledigen. Wir waren jedenfalls von der ersten Minute an handlungsfähig“, unterstreicht Roßrucker. Schnittstellen bestehen zur Finanzbuchhaltung der DATEV und einer externen Produktionsplanung. Letztere übernimmt Fertigungsaufträge aus Microsoft Dynamics NAV und meldet später die Produktionszeiten in das ERP-System zurück.
Die Zahl der externen Tabellen und Systeme ließen sich mit der neuen Programmversion erheblich reduzieren. Dadurch sanken Verwaltungsaufwand und Fehlerrisiko. Relevante Informationen stehen damit schneller zur Verfügung – bei gleichzeitig besserer Qualität. „Früher haben wir Projektzeiten in Excel gepflegt. Heute erfassen wir Sie direkt im ERP-System. Jetzt können wir per Knopfdruck abrufen, wie viel Arbeitszeit auf einem bestimmten Auftrag aufgelaufen ist. Ziehen wir die zugeordneten Kosten hinzu, lässt sich auch die Budgetentwicklung transparent verfolgen“, erklärt der Geschäftsführer. Ebenso wichtig sei die gewonnene Flexibilität. Musste früher fast jeder Änderungswunsch aufwendig programmiert werden, könne man nun mit dem Zusatzmodul cc|formatted documents Berichte und Auswertungen selbst anpassen.
Die Zukunft ist mobil mit der Projektumsetzung
Mit Projektumsetzung durch die COSMO CONSULT-Gruppe sind die Sächsischen Sandsteinwerke vollauf zufrieden. „Sicher gab es auch Reibungspunkte. Die Reaktionszeiten waren jedoch immer kurz, sodass wir stets zu schnellen Lösungen kamen“, unterstreicht Roßrucker. Jetzt, wo die Unternehmenssoftware auf sicheren Beinen steht, plant er bereits den Systemausbau: Künftig sollen abgebaute Rohblöcke mit Barcodes versehen werden. Ausgerüstet mit mobilen Endgeräten können die Mitarbeiter dann Lagerbewegungen mit einem einfachen Scan dokumentieren und den Weg des Steins durch den Wertschöpfungsprozess besser verfolgen.
| Branche | Baubewerbe / Bau |
| Anzahl der Mitarbeiter | 100 |