ERP-Software für Gemeinden

ERP-Software für Gemeinden

Es ist wohl unbestritten, dass in einer modernen, effizienten und wirkungsorientierten Gemeinde die eingesetzte Software eine zentrale Rolle einnimmt. Umso wichtiger ist es, die sich heute mit einer passenden ERP-Software ergebenden Chancen zu nutzen. Eine dieser nicht alltäglichen Chancen bietet sich bei der Beschaffung einer neuen ERP-Software.

Der richtige Moment für eine neue ERP-Software

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist der Einsatz und die Unterstützung der internen Fach- und Führungspersonen. Aufbauend auf diesen personellen Ressourcen und dem intern vorhandenen Wissen sollte das optimale Vorgehen definiert werden können. Die optimale ERP-Software ist am Ende diejenige, welche eine sehr hohe Benutzerakzeptanz geniessen wird. Somit ist auch bereits klar, dass die zukünftigen Benutzerinnen und Benutzer ab den ersten Schritten in das Projekt zu involvieren sind. Aussagen wie „gerade keine Zeit“, „wichtigere Arbeiten zu erledigen“ oder „das delegiere ich an …“ sind keine positiven Zeichen. Die zukünftigen Benutzerinnen und Benutzer sollen bei der Ermittlung der Anforderungen von Anfang an involviert werden.

Im Fokus des Vorgehens steht die Ermittlung, Dokumentation, Abstimmung und Prüfung der Anforderungen. Die Anforderungen werden die ganze Projektdauer einen prominenten Platz einnehmen und somit von entscheidender Bedeutung. Das Gleichgewicht zwischen der Dokumentation von bestehenden (Basis-)Funktionen, solchen zur Leistungssteigerung wie aber auch neue Faktoren zur Begeisterung ist entscheidend. Auf einen optimalen Mix dieser Anforderungen gelangt man durch die Anwendung verschiedener Methoden.

Die ERP-Profis der acreo haben sich angeeignet, die ermittelten Anforderungen an die ERP-Software von der ersten Minute an zu dokumentieren. Verknüpft mit einer praxiserprobten Erhebungsstruktur entsteht daraus ein Lastenheft, welches in einem effizienten Vorgehen die Grundlage für die öffentliche Beschaffung schafft.

Die ERP-Software Beschaffung durchführen

Bei einer ERP-Software Beschaffung befinden wir uns relativ rasch im Bereich einer öffentlichen Ausschreibung im offenen Verfahren gemäss WTO-Übereinkommen. Die gesetzlichen Grundlagen dazu bilden das jeweilige kantonale Gesetz über das öffentliche Beschaffungswesen und die kantonale Submissionsverordnung.

Dabei stellen sich einige wichtige Fragen:

• Welche Anbieter gelten als qualifiziert und sind zur Offertstellung zugelassen?
• Welche Ausschreibungsunterlagen müssen und welche können zur Verfügung gestellt werden?
• Wie wird mit Aussagen im Verlaufe der Beschaffung umgegangen, welche Stellen sind berechtigt Auskünfte zu erteilen?
• Welche Zuschlagskriterien sollen wie gewichtet werden?
• Wie wird der Preis berücksichtigt?
• Wie wird die Vergleichbarkeit der Angebote sichergestellt?
• Was ist betreffend den Rechten auf die Ausführung zu beachten?
• Wie werden die Vergütungen geregelt?
• Wie und unter welchen Voraussetzungen erfolgt die Auftragsvergabe?
• Was sind mögliche Vorkehrungen, dass eine Submission nicht abgebrochen werden muss? Wie ist vorzugehen, wenn dies trotzdem notwendig wird?
• Und eine ganz wichtige Frage zum Schluss dieser Auflistung. Wie werden allfällige neue gleichartige Aufträge, die sich auf den Grundauftrag beziehen vergeben? Sind diese auch freihändig möglich und sinnvoll?

Mit der neuen ERP-Software Vorteile schaffen und Chancen nutzen

Aktuelle Fragestellungen und Herausforderungen einer Gemeinde werden mit der Evaluation und Einführung einer neuen ERP-Software natürlich nicht beantwortet. Jedoch zeigen die breiten und langjährigen Erfahrungen der acreo auf, dass in vielen Gemeinden die angestrebten Ziele aufgrund der fehlenden digitalen Grundlagen und Möglichkeiten nicht erreicht werden können, resp. zu vermeidende Mehraufwendungen anfallen. Stellt sich eine Gemeinde die richtigen Fragen zur ERP-Software, dann schafft sie sich eine hervorragende Ausgangslage. Eine optimale Ausgangslage für die Verbesserung und Erhöhung der Qualität und des Umfangs des Leistungsangebots, Steigerung der Innovationsfähigkeit, der Auskunftsbereitschaft, der Flexibilität und natürlich der Effizienz.

Mit acreo wirkungsvoll zur neuen ERP-Software

Im aktuellen Jahr dürfen wir unsere ERP-Software Erfahrungen in den Städten Aarau, Gossau, Rapperswil-Jona, St.Gallen, Wil und Zürich einbringen. Diese und weitere Gemeinden begleiten wir mit unterschiedlichen Anforderungen in Bezug auf die Digitalisierung, die Optimierung der Prozesse sowie der Beschaffung, Konzeption, Realisierung und Einführung von IT-Fachapplikationen. Dazu gehören Bereiche wie Finanzen, Kostenleistungsrechnung, Personal, Reporting, Portale, Immobilien, Zeit- und Leistungserfassung, Friedhofsverwaltung, Planung und Disposition, Entsorgung und Recycling, Fernwärme, Raumverwaltung und Kommissionsverwaltung